Muitos donos de restaurantes acreditam que, por estarem no Simples Nacional, toda a tributação está automaticamente correta. Mas na prática, isso nem sempre acontece.
Erros simples no cadastro dos produtos e na emissão dos cupons fiscais podem fazer com que o estabelecimento pague PIS, Cofins e ICMS mais de uma vez — e o pior: sem perceber.
Entender como funciona a tributação monofásica e a substituição tributária é essencial para evitar esse tipo de prejuízo e proteger a margem do seu negócio.
O que é tributação monofásica e por que isso impacta restaurantes
A tributação monofásica significa que alguns produtos já tiveram seus impostos pagos pela indústria, antes mesmo de chegarem ao restaurante.
Isso acontece principalmente com itens como:
- refrigerantes
- águas
- cervejas
- bebidas frias em geral
- produtos industrializados
Se esses produtos já tiveram seus impostos recolhidos anteriormente, o restaurante não deveria pagar novamente.
Mas quando o sistema não identifica isso corretamente, o cálculo é feito duas vezes e o valor aumenta sem necessidade.
O erro que mais faz restaurantes pagarem imposto em dobro
O principal problema está no cadastro do produto dentro do sistema de vendas.
Quando o item é configurado de forma genérica ou incorreta, por exemplo, como “bebida normal” ou “produto tributado” , o sistema entende que precisa recalcular os impostos, mesmo quando a indústria já pagou.
É por isso que tantos restaurantes pagam imposto a mais em itens com alta saída:
- refrigerantes
- cervejas
- energéticos
- águas
- bebidas frias
Erros como:
- descrição incompleta
- categoria errada
- cadastro padrão duplicado
- produtos sem revisão periódica
fazem com que o cupom fiscal saia incorreto, mesmo que o dono do restaurante não perceba.
Esses pequenos erros, repetidos todos os dias, se transformam em valores altos no fim do mês.
O papel da substituição tributária (ICMS) e o risco de pagar duas vezes
Além do PIS e Cofins, muitos desses produtos também possuem ICMS antecipado, através da substituição tributária.
Ou seja: o imposto já foi pago antes de chegar ao seu restaurante.
Quando o cadastro do produto está errado, o ICMS é cobrado outra vez na venda final e isso gera dupla tributação.
Em resumo:
- impostos federais pagos novamente
- ICMS pago novamente
- margem reduzida
- lucratividade comprometida
E tudo isso acontece sem que o empreendedor perceba, porque o sistema simplesmente calcula o que recebeu como informação.
O Simples Nacional não impede esse tipo de erro
O Simples facilita o recolhimento, mas não corrige falhas do sistema do restaurante.
Se o cadastro do produto estiver errado, o Simples apenas calcula o imposto errado, “bonitinho”, mas errado.
Por isso, mesmo restaurantes que estão 100% regulares com suas obrigações podem estar pagando tributos que não deveriam, simplesmente por não revisarem sua base de produtos e cupons fiscais.
Como evitar pagar imposto em dobro no seu restaurante
Existem três passos fundamentais:
1. Revisão completa dos produtos cadastrados no sistema
É preciso verificar:
- categoria
- descrição
- enquadramento tributário
- informações fiscais internas
Quando esses dados estão errados, o cálculo dos impostos também estará.
2. Auditoria dos cupons fiscais emitidos
É no cupom que o erro se completa.
Se o sistema emitir a venda como tributada, mesmo quando o produto já teve imposto pago, a cobrança acontece.
3. Ajustes preventivos para evitar problemas futuros
Corrigir só o passado não basta.
É importante definir uma rotina de monitoramento para garantir que cada novo produto entre no sistema com o cadastro correto.
Essa revisão evita perdas de margem e traz mais previsibilidade ao financeiro.
Como a Libria ajuda restaurantes a parar de pagar imposto em dobro
A Libria realiza uma análise completa de:
- produtos cadastrados
- cupons fiscais emitidos
- compras e entradas de mercadorias
- classificação dos itens
- regras de tributação aplicáveis a cada produto
Isso permite identificar onde o imposto está sendo cobrado indevidamente e ajustar a operação para evitar prejuízos.
Além disso, quando há comprovação de pagamento indevido, é possível recuperar valores e o restaurante volta a pagar somente o que realmente deve.
Se você está com a sensação de que seus custos aumentaram sem mudança no volume de vendas, esse pode ser um sinal claro de tributação incorreta.
E nesse momento, ter alguém que analise seus dados com profundidade faz toda a diferença.
Conclusão
A tributação monofásica existe justamente para evitar dupla cobrança de impostos.
Mas quando os produtos são cadastrados de maneira errada, todo o propósito se perde e o restaurante acaba pagando mais do que deveria.
A boa notícia é que isso tem solução.
Com uma revisão cuidadosa e ajustes no sistema, é possível recuperar valores, proteger sua margem e continuar crescendo com segurança.
Fale com a equipe da Libria e descubra se o seu restaurante está pagando imposto em dobro sem perceber.